客户专栏|2020年3月20日

如何在流行病（或任何其他时间）中促进大虚拟会议

由Amanda McFarland和James Vesper，Ph.D.，Valsource

即使在新型冠状病毒的全球大流行之前，使用工具已经更广泛地使用虚拟会议像缩放，webex，skype和gotomeeting。在大流行之前，驾驶员这是降低旅行费用的持续压力。这些天，有一个公共卫生的必要条件，百分比从家里工作。如果您正在促进风险评估，则根本原因调查或类似的东西，您可能需要与分散在世界各地的团队成员和主题专家进行“虚拟促进”。

你需要的许多技能对于任何类型的会议来说都是通用的，但是对于虚拟会议还有一些额外的考虑。

在您开始第一个虚拟促进会议之前，通过阅读普遍熟悉便利化“如何成为风险评估和根本原因分析的（更好）的促进者。”

对虚拟便利化的挑战

促进（或参加）虚拟会议时有几个挑战。首先，由于您不在与其他参与者的同一个房间，因此您将有更少的视觉提示来指导您。例如，您将无法看到非语言通信 - 令人沮丧的混乱或个人的外观或者从积极参与中“检查出来”。即使与人们的相机打开，视觉线索也从面对面（F2F）会议减少。下面讨论了一些克服这一挑战部分的方法。

会议室第二个挑战是在虚拟会议期间经常进行的多任务处理。我们大多数人都完成了这一次或其他（或更多）：检查Facebook，发送电子邮件，或在我们的手机上玩愤怒的小鸟。仅仅因为某人在任何特定时刻是多任务的，并不意味着他们没有参与;但是，他们可能不会向手头的任务提供完整的（有时非常需要）。如果人们在家工作，有宠物想要注意，袜子排序，无休止的其他分心。您需要让团队成员专注于手头的任务。

还有一些额外的挑战，包括:

  • 时区，尤其是当它们相差超过6个小时的时候。(如果你的会议参与者跨越了日期线，在发送会议邀请时写上日期会很有帮助，比如:波士顿(我的时间)-周四19:00;艾哈迈达巴德-周五07:30)。轮换时区可能也很有用，这样一些参与者就不会一直感到不便。
  • 非公共团队成员。如果您可以保持团队的小，它会对人们进行压力。

您可能遇到的另一个挑战是缺乏出席。如果您邀请了四个人参加会议，只有一个人拨打，这对于促进者和参与者来说可能会令人沮丧。对于这种情况，有两个选项：（1）在可以存在额外的个人时重新安排会议，或者（2）继续使用适用于拨入的人的主题或评估部分。如果不假位养成团队的习惯，这是升到系统所有者的好时机。

虚拟会议准备

G1在进行虚拟会议之前，您必须熟悉将要使用的通信工具。虽然它们很相似，但Zoom、SKYPE、WebEx和GoToMeeting都有自己独特的做事方式。提前花时间学习工具，然后与同样想学习工具的同事或有更多经验的人一起练习，这将是一个很大的优势，并给你信心。你可能想要测试自己的知识包括:

  • 分享您的桌面
  • 提出滑块
  • 问问题或做民意调查
  • 在共享文本文档和电子表格上工作。

一个好的做法是关掉你的即时通讯，尽管人们看到他们的领导从他/她的配偶那里收到关于在下班回家的路上去杂货店的消息确实很有趣。

如果这是你第一次使用虚拟工具，在网上找一个精通技术的同事可以帮助你减轻压力。

如果可以，它也是有用的，如果可以，将第二台计算机登录会议，以便更准确地查看您所呈现的内容。（在您对系统的信心后，您只能使用一台电脑。）

如果您有对虚拟会议新的团队成员，可以使用与之前会议会话可以很有用，因此它们可以满足应用程序的功能，例如发送组和私人消息，共享屏幕和文档等。

在会议之前，在会议之前发送材料是有用的，有助于参与者对其预期捐款的认识。这包括：

  • 一个具体目标的议程，涵盖的主题和时间
  • 滑块
  • 上次会议的摘要
  • 任何有用的资源文件，如工艺流程图，实验室方法，或批记录(如适用)。

当您将这些材料发送出来时，强调团队成员在会议前阅读它们并为会议准备自己的重要性。

有时，您可能会向您的团队发出会议邀请，并意识到会议已被转发给您不熟悉的新团队成员。如果出现这种情况，在会议之前联系新团队成员，了解他们对产品/过程/系统的知识将如何使团队受益，并让他们了解团队的进展情况。一定要在下次会议上介绍他们，并让他们分享一些关于自己的事情，以及他们如何适合手头的项目。

设置基调

当你微笑时，整个世界都和你微笑着。但如果他们看不到你怎么办？如果他们只能听到你的话怎么办？即使你可以独自坐在你的桌子上，别忘了，在你促进时，团队成员可以在你的热情上提出热情（或缺乏）。

有一个备份计划

当墨菲的法律（“任何东西可以出错将要当出现问题时，有一个可以调用的后备计划总是好的。这可能是利用“成功的虚拟会议的风险是什么?”这一问题进行初步风险评估的好时机。

您的风险降低计划可能包括：

  • 保留一个会议电话号码(大多数虚拟会议应用程序的标准特性)
  • 如果一个人无法连接到会话，请提供自己的办公室或手机号码
  • 提前发送演示文稿和工作材料，或确保它们在一个公共的共享驱动器(即SharePoint)上可用。

虚拟会议

一个好的做法是所有与会者在会议正式开始前5到10分钟连接到会议应用程序。这通常为软件需要更新或解决技术问题提供了足够的缓冲。

在你的议程中，首先要做的事情之一就是建立基本规则——这是所有初始团队会议的共同任务。由于会议的虚拟性质，有一些独特的考虑，如:

  • 使用视频。团队成员是否希望他们的实时图像显示给其他团队成员？（优点：人们不太可能多任务，参与者可以看到那些谈话的面孔。）
  • 如果您没有使用视频，则团队成员将为自己提供照片。
  • 允许/不允许团队成员之间的边聊或私人聊天。
  • 静音一个人的麦克风。
  • 如果需要离开虚拟会议，请通知辅导员。
  • 从大家获取输入，可能按顺序或以某种定义的顺序排除参与者列表，以避免惊喜或尴尬。
  • 团队成员文明、敬业。

您可能需要定期回顾这些基本规则，或者在每次会话开始时让它们可见。

通常，虚拟参与者还没有面对面相遇。面对面聚会的一个好处是人们在会议开始之前聊天工作，体育赛事，周末计划等。为了帮助在虚拟团队中的关系中发展关系，您可能希望有破冰船，例如每个人都给出他们最喜欢的食物或爱好的例子或显示一张对他们意味着他们的照片，例如他们的家庭，宠物或假日旅行。一些促进者始终以这种方式开始举行会议（并包括预先派出的议程中的破冰船的主题）。

在尊重时区差异和其他项目参与者的情况下，将团队会议限制在合理的时间是很重要的。试着把你的虚拟会议限制在2小时内，包括10分钟的休息。经验表明，更长时间的会议将导致更多的参与者多任务处理和更少的参与。当你设定休息时间时，最好在共享屏幕上打开一个便条，上面写着“回到XX:XX”。这将让人们知道他们什么时候应该回来，也将通知迟到的会议正在进行。

来自经验的另一个建议是:在你身边放上一杯或一瓶水!

与所有会议一样，很好，结束于所做的事情，所做的任务（即，www：w何某做w帽子wHen)和一个过程——和进展——评估，要求所有参与者做出贡献。

结论

由于时间和财务压力以及包括来自地理位置不同的地点的参与者，虚拟会议正在使用更频繁的会议。与任何技术一样，虚拟会议具有局限性，但通过仔细规划，可以克服局限性，并且可以最大化工具的益处。

关于作者:

詹姆士James Vesper是Valsource学习解决方案总监，并在制药行业拥有超过35年的经验。他在建立咨询公司学习之前在Eli Lilly和公司工作。Vesper于2017年加入Valsource，并设计培训课程和性能解决方案。他在Pharma和Biopharma公司的世界各地致力于来自一些卫生当局的训练有素的检查员，并写过五本书。vesper收到了他的博士学位。在默多克大学（澳大利亚州珀斯）的教育和他的密歇根大学公共卫生学院公共卫生学位硕士（安娜堡）。你可以到达他jvesper@valsource.com.。

阿曼达Amanda Bishop McFarland是一个质量风险管理和微生物学顾问，与Concordia Valsource，LLC。她专注于创造和实施风险管理计划，并制定基于风险的策略用于微生物学。McFarland是肠外药物协会（PDA）的积极成员，PDA培训研究所的教师成员，以及PDA课程对质量风险管理实施的教练。她有一个B.S.在昆虫学和美国。来自佛罗里达大学的Mycology。